Tecniche di delega: comunicare con chiarezza e precisione

Come smettere di restare ingolfato di lavoro. Basta lavorare 60h a settimana con le giuste tecniche di delega

Una delle tecniche di delega più sottovalutate è la comunicazione chiara e precisa. Esistono infatti tecniche di delega basate sulla revisione di processi, sullo “scarico di task” da parte del managaer verso i collaboratori. Tuttavia queste tecniche di delega, senza una buona comunicazione sono vane. In questo articolo ti parlo di come parlare in modo chiaro e preciso, affinchè i tuoi sforzi di delega risultino ripagati.

La Chiarezza e la precisione sono abilità pratiche e vanno considerate tutte insieme 😊. Cosa intendo? Intendo che devi insistere sull’importanza di definire obiettivi chiari, aspettative e scadenze specifiche.

E qui ti darò degli esempi di frasi pratiche per comunicare in modo diretto ma motivante. Devo dire che molti manager e imprenditori che ho incontrato delegano poco e male. Sono frettolosi e confusi nel farlo: spesso entrambe le cose. Il risultato finale è che le loro aspettative (riposte nel delegato), sono tradite e smettono di delegare.

Senza chiarezza iniziale, c’è un effetto a catena che porta a frustrazione sia per il delegante sia per il delegato. Vediamo il caso studio in cui un manager può comunicare obiettivi, aspettative e scadenze in modo chiaro e motivante.

Caso studio di tecniche di delega: la comunicazione chiara e diretta di Roberto

Roberto, direttore delle vendite, vuole che Martina, la sua assistente, prepari un report sui risultati trimestrali per la prossima riunione del consiglio. Finora, Roberto ha delegato compiti simili solo fornendo indicazioni vaghe e non chiarendo né le sue aspettative né la scadenza, con risultati deludenti. Marco ha quindi applicato solo parzialmente le tecniche di delega. Questa volta, decide di essere più specifico. Cosa ha comunicato Roberto per essere chiaro e preciso?

1. Inizia con il contesto e l’obiettivo
“Martina, per la riunione del consiglio della prossima settimana, abbiamo bisogno di un report che riassuma i risultati di vendita del 3° trimestre 2024. Il report ci serve per mostrare i punti di forza e identificare le aree di miglioramento.”

2. Definisce chiaramente le aspettative
“Vorrei che il report includa:

• Un’analisi delle vendite mensili, divisa per prodotto e area geografica.
• Un confronto con gli obiettivi di budget e le variazioni rispetto al 3° trimestre ’24 e rispetto al 3° trimestre ‘23.
• Un breve paragrafo conclusivo con i principali punti di forza e di debolezza identificati.”

3. Stabilisce scadenze e tappe intermedie
“Il report finale dovrà essere pronto per giovedì alle 17.00. Però, mi piacerebbe vedere una prima bozza martedì, così possiamo rivedere insieme la struttura e fare eventuali aggiustamenti in tempo. Avrai poi tempo fino a giovedì per apportare le modifiche, lasciandoci una giornata di margine.”

4. Mantiene un tono motivante e aperto alle domande
“So che sei capace di fare un ottimo lavoro su questo, Martina, e se hai bisogno di chiarimenti o di qualche risorsa aggiuntiva, sono qui per supportarti. Ti va di ricapitolare brevemente per assicurarmi di aver spiegato tutto chiaramente?”

In questo modo, Roberto fornisce informazioni dettagliate ma anche un margine di libertà e supporto. Le tecniche di delega usate correttamente richiedono che Marco (e anche tu), faccia una breve ricapitolazione. Questo lo aiuta a verificare che Martina abbia recepito le istruzioni, e soprattutto dimostra che lui è disponibile e attento alla comunicazione.

Esercizio per te che vuoi mettere in pratica le tecniche di delega e stai pensando “ok, come posso fare io?”

Ti propongo una simulazione per mettere in pratica le tecniche di delega basate sulla comunicazione chiara e precisa, focalizzandoti sulla comunicazione di obiettivi, aspettative e scadenze. Fai così:

Allenarti a definire obiettivi, aspettative e scadenze chiare per un compito delegato, ossia:

1. Scegli un compito reale (o immagina un compito tipico per il tuo ruolo), che ti piacerebbe delegare a un collaboratore. Assicurati che sia un’attività che puoi spiegare in dettaglio e che abbia una scadenza chiara.
2. Descrivi il contesto e l’obiettivo del compito. Scrivi 2-3 frasi che diano al delegato una visione d’insieme e il motivo per cui il compito è importante.
3. Definisci le aspettative. Elenca gli elementi specifici che vuoi vedere nel risultato finale. Pensa a domande come:
   • Quali dettagli sono essenziali?
   • C’è un formato particolare da seguire?
   • Quali sono i criteri di successo?
4. Stabilisci una scadenza e punti di controllo intermedi. Oltre alla scadenza finale, indica tappe intermedie per revisioni, in modo da poter fare eventuali aggiustamenti prima della consegna.
5. Rendi motivante il messaggio. Formula una frase di chiusura che incoraggi il delegato e che lo inviti a chiedere chiarimenti.

Il risultato che ti devi aspettare:
Una volta completati questi passaggi, avrai un testo scritto che potrai usare come base o che potrai personalizzare per delegare compiti in futuro. Questo esercizio ti permetterà di applicare le tecniche di delega e strutturare la comunicazione in modo da essere più chiaro, preciso e motivante.

Checklist di confronto per la Comunicazione Chiara nella Delega

Questa checklist ti offre un riferimento chiaro per ogni fase delle tecniche di delega, permettendoti di identificare eventuali punti deboli e migliorare la tua comunicazione prima di assegnare il compito.

1. Ho fornito il contesto?

• ☐ Ho spiegato il motivo per cui il compito è importante e a cosa serve il risultato.
• ☐ Ho chiarito come questo compito si collega agli obiettivi più ampi del team o dell’azienda.

2. Ho definito l’obiettivo in modo chiaro?

• ☐ Ho espresso chiaramente cosa deve essere raggiunto.
• ☐ Ho evitato parole vaghe o ambigue, utilizzando descrizioni specifiche.

3. Ho comunicato aspettative dettagliate?

• ☐ Ho descritto in modo preciso gli elementi da includere nel lavoro.
• ☐ Ho indicato eventuali standard di qualità o requisiti specifici.
• ☐ Ho specificato se esiste un formato o una struttura da seguire.

4. Ho indicato una scadenza e tappe intermedie?

• ☐ Ho definito una data di consegna finale.
• ☐ Ho previsto uno o più punti di controllo intermedi per dare feedback e fare aggiustamenti.
• ☐ Ho dato una chiara idea di quali passi devono essere completati entro ogni tappa.

5. Ho usato un tono motivante e aperto al dialogo?

• ☐ Ho espresso fiducia nelle capacità del delegato, offrendo supporto e feedback.
• ☐ Ho invitato il delegato a fare domande per chiarimenti.

6. Ho chiesto un breve riepilogo per confermare la comprensione?

• ☐ Ho richiesto al delegato di riassumere brevemente il compito per verificare la sua comprensione.

Conclusioni

In questo articolo sulle tecniche di delega basate sulla comunicazione chiara e precisa ti ho mostrato i vantaggi nel farlo, ti ho fornito un caso studio direttamente dalla mia esperienza a fianco di manager e infine, ho condiviso con te una checklist di controllo che può arricchire gli strumenti a tua disposizione per la gestione del team.

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Dott. Gabriele Achilli – Psicologo e Coach achilli@ptmanagement.it

Gabriele Achilli è Psicologo, Formatore e Consulente aziendale per PMI. Aiuta imprenditori e manager di PMI a dare il meglio di se stesse, a riconoscere i propri talenti e a creare le condizioni per farli crescere. Lo trovi su tutti i social network e sul suo sito: www.ptmanagement.it