Strategie per delegare senza brutte sorprese

Come scegliere la persona giusta e come stabilire punti di controllo

In questo articolo voglio condividere con te due strategie per delegare che chi ha imparato ad usare in modo abitudinario ha ottenuto subito meno stress nella gestione del personale e più efficacia del suo team di lavoro. Per farti capire meglio queste due strategie per delegare, parto da un caso studio che ti può illustrare come un manager può selezionare la persona giusta per delegare un compito.

Si tratta di un caso vero, che ho gestito personalmente, pertanto per privacy ho cambiato nome al protagonista, ma la storia è quella di un manager che ha concluso con successo il mio percorso di business coaching un paio di anni fa.

Strategie per delegare: il caso studio di M. che seleziona la persona giusta

Marco è il responsabile di un team di cinque persone in un’azienda di marketing e applica correttamente la prima delle strategie per delegare che gli ho insegnato. Marco Ha bisogno di delegare la gestione di un nuovo progetto di analisi della concorrenza. Deve trovare la persona più adatta per questa responsabilità, tenendo conto delle competenze, del carico di lavoro e del livello di esperienza di ciascuno.

Il team di Marco è composto da:

• Giulia è un’analista junior con grandi capacità di ricerca e una forte attenzione ai dettagli. Tuttavia, è piuttosto nuova e ha bisogno di un supporto iniziale per gestire progetti autonomamente.
• Sara ha esperienza in analisi di mercato, ma al momento è molto occupata con un altro progetto per un cliente importante.
• Alessandro è un marketer con esperienza in content marketing e un forte orientamento analitico, ma non ha mai lavorato su un’analisi di concorrenza completa.
• Lucia ha competenze avanzate in analisi dei dati e gestione di progetti, e sta cercando una sfida che le consenta di dimostrare le sue capacità di leadership.

Tu cosa faresti al posto di marco? Prima di leggere la soluzione che ho attuato con Marco, prenditi del tempo per pensare alla tua. Al suo posto cosa avresti fatto?

 

Marco decide di concentrarsi su Lucia

Marco decide di usare le strategie per delegare su Lucia. Assegna il progetto a lei perché ha sia le competenze tecniche per analizzare i dati che l’esperienza nella gestione di progetti. Inoltre, assegnandole questo incarico, le dà l’opportunità di mettersi in gioco in un ruolo di leadership, qualcosa che desidera sviluppare.

Per delegare non basta decidere, serve il piano di supporto e monitoraggio:
Per supportarla, Marco programma incontri settimanali per discutere dei progressi e fornire feedback. Inoltre, coinvolge Giulia come assistente per supportare Lucia nella raccolta di dati e nella ricerca, così da aiutarla a crescere in modo graduale.

E’ quello che avresti fatto tu?

Strategie per delegare: un suggerimento pratico è il diagramma di decisione
Ora che hai isto come applicare una delle strategie per delegare, ossia la scelta della persona giusta a cui delegare, pensi ti sia chiaro che non tutti possono ricevere lo stesso livello di delega. Per essere ancora più concreto, condivido con te un piccolo diagramma di decisione per aiutarti a valutare rapidamente i membri del tuo team in base a competenze, disponibilità e potenziale di crescita.

Guarda l’immagine e segui le indicazioni scritte:

Ecco il diagramma decisionale per aiutare a selezionare la persona giusta a cui delegare un compito:

• Inizio: Parti con il collaboratore che hai in mente.
• Competenze tecniche: Verifica se possiede le competenze necessarie. Se sì, prosegui; se no, considera un altro collaboratore.
• Disponibilità: Controlla se ha la disponibilità sufficiente. Se sì, procedi; se no, cerca un’altra persona.
• Desiderio di crescita: Valuta se è interessato a sviluppare ulteriormente la competenza. Se sì, assegna il compito; se no, considera di affidarglielo con un supporto iniziale o supervisione.

Questo diagramma offre un percorso di decisione strutturato, rendendo più chiaro e rapido il processo di selezione. ​​

 

La seconda delle strategie per delegare: stabilisci i punti di controllo

Tra le strategie per delegare, quella di creare dei punti di controllo è il mio preferito. I punti di controllo hanno molti vantaggi. Infatti la delega manageriale funziona quando sai creare una routine di feedback e di verifica intermedia per avere certezza che il lavoro sia sulla buona strada, senza invadere l’autonomia del delegato.

Questo aspetto è importante specialmente per evitare che:

• tu ti accorgi tardi di errori, ti arrabbi e alla fine dici: “ecco, non mi posso fidare, delegare è impossibile: alla fine devo farlo io”
• il delegato/a proceda a fare un lavoro sbagliato e butti via il tempo: gli errori non scovati generano altri errori a cascata e concatenati. Un feedback correttivo in tempo, permette di raddrizzare la rotta quando si è in tempo, con costi minimi. E poi è meno frustrante: “meno male che me ne sono accorto adesso, altrimenti avrei buttato via il lavoro de tre giorni successivi

Serve lavorare ad arte, trovando il bilanciamento tra controllo e autonomia. Impostando un sistema di verifica che incoraggi il delegato senza farlo sentire sotto pressione, farete crescere la fiducia reciproca. Vediamo come insieme come possiamo farlo in 5 step.

Cinque esempi pratici di punti di controllo

1. Definisci chiaramente i momenti di feedback
   Spiega che i punti di controllo non devono essere percepiti come una verifica della fiducia. Presenta queste tappe come un’opportunità per risolvere eventuali dubbi o per condividere feedback utili, evitando di “correggere” ma piuttosto concentrandoti sui successi parziali e sugli aggiustamenti.
2. Adatta il livello di controllo al collaboratore
   Considera il livello di esperienza e di fiducia del collaboratore nel compito specifico. Per collaboratori più esperti, i check-in possono essere meno frequenti e più informali; per nuovi membri o per attività critiche, i punti di controllo possono essere più strutturati.
3. Usa domande aperte nei check-in per stimolare riflessione e autonomia
   Fornisci esempi di domande aperte per il manager, come:
   • “Come ti sembra stia procedendo?”
   • “Ci sono parti che ti preoccupano o che vorresti rivedere insieme?”
   • “Cosa ti è stato utile finora e cosa potrebbe servirti per il prossimo passo?”
4. Offri uno schema per pianificare i check-in in base alla natura del progetto
   Distingui le diverse attività da delegare e il livello di supervisione necessario:
   • Attività operative: un check-in iniziale e uno finale per assicurarti della qualità.
   • Attività progettuali complesse: check-in a metà strada e uno a conclusione, con possibilità di comunicazione informale per dubbi.
   • Compiti critici o ad alto impatto: brevi aggiornamenti settimanali o bisettimanali.
5. Rimani flessibile
   Mantieni un approccio flessibile: se il delegato dimostra sicurezza e progressi chiari, il manager può ridurre i check-in. Se invece emergono incertezze o richieste di supporto, i punti di controllo possono essere intensificati temporaneamente per dare maggior guida e risolvere rapidamente le difficoltà.

Conclusioni

In questo articolo sulle strategie di delega abbiamo visto come scegliere la persona giusta a cui delegare più attività e su cui riporre più fiducia. Ti ho mostrato un esempio pratico: un caso di successo in cui un manager aveva a disposizione più persone nel team, ma si è concentrato in particolare su una di queste per delegare.

Infine ho condiviso con te una delle strategie per delegare che più preferisco: quella dei punti di controllo. E ti ho mostrato 5 esempi pratici.

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Dott. Gabriele Achilli – Psicologo e Coach achilli@ptmanagement.it

Gabriele Achilli è Psicologo, Formatore e Consulente aziendale per PMI. Aiuta imprenditori e manager di PMI a dare il meglio di se stesse, a riconoscere i propri talenti e a creare le condizioni per farli crescere. Lo trovi su tutti i social network e sul suo sito: www.ptmanagement.it