Il processo di delega basato su ascolto, riconoscimento e follow-up

Le tre competenze che puoi allenare nel processo di delega e che molti manager dimenticano

Allenare l’ascolto è una parte importante del processo di delega. Forse è l’abilità pratica più sottovalutata. Come team leader, manager o datore di lavoro, ricorda che se vuoi scaricarti di attività e incentivare la proattività del team, devi usare le domande e lasciare spazio alla creatività del collaboratore. Un processo di delega basato sull’ascolto, sul riconoscimento e sul follow-up contribuirà a costruire un clima di fiducia reciproca.

In questo articolo ti presenterò un caso studio ed esempi pratici che ti saranno da esempio su come un manager può allenare l’ascolto durante il processo di delega.

Il processo di delega: il caso studio del manager che allena l’ascolto

Lucia, responsabile delle risorse umane e alle prese con un processo di delega a tutto campo, assegna a Filippo, suo collaboratore, il compito di preparare un questionario di valutazione per i dipendenti. Durante la riunione di delega, Lucia decide di applicare l’ascolto attivo per assicurarsi che Filippo comprenda chiaramente l’incarico e si senta libero di condividere le sue idee e preoccupazioni. Anche tu puoi fare come Lucia per migliorare il processo di delega:

1. Chiedi opinioni e input
   Lucia, dopo aver spiegato l’obiettivo del questionario, invita Filippo a condividere i suoi pensieri:
   • “Cosa ne pensi dell’idea di questo questionario? Vedi qualche modo per migliorarlo?”
2. Parafrasa e rifletti
   Dopo che Filippo esprime preoccupazioni sulla lunghezza del questionario, Lucia ripete la sua osservazione con parole proprie per assicurarsi di aver compreso correttamente:
   • “Quindi, se ho capito bene, pensi che un questionario più breve potrebbe ricevere più risposte. È così?”
3. Evita di interrompere o correggere subito
   Mentre Filippo condivide alcune idee non completamente strutturate, Lucia resiste alla tentazione di interromperlo. Annota i punti principali e poi, con pazienza, cerca chiarimenti:
   • “Mi sembra interessante l’approccio che hai in mente. Potresti spiegarmi meglio come vorresti svilupparlo?”
4. Usa domande aperte per esplorare meglio i pensieri del delegato
   • “Hai pensato a qualche esempio concreto per le domande che vorresti includere?”

Attraverso questi comportamenti, Lucia dimostra ascolto attivo, e soprattutto incoraggia Filippo a esprimersi liberamente e lo aiuta a elaborare meglio il compito senza forzare soluzioni.

Esercizio per mettere in pratica: “Ascolto Attivo durante la Delega“

Immagino la tua voglia di attuare un processo di delega a tutto campo come Lucia. Quindi penso ti stia domando: “Cosa potrei fare se volessi sviluppare e allenare le capacità di ascolto attivo durante l’assegnazione di un compito?

Ricordiamoci perché devi farlo: allenare l’ascolto è una parte importante della delega. Forse è l’abilità pratica più importante. Incentiva le domande e lascia spazio alla creatività del collaboratore, contribuendo a costruire un clima di fiducia reciproca. Partiamo con l’esercizio:

1. Scegli una situazione di delega recente o imminente.
   Pensa a un compito che stai per assegnare o che hai recentemente delegato a qualcuno. Idealmente, l’attività dovrebbe richiedere uno scambio di idee per pianificarla al meglio.
2. Simula un dialogo o ripensa al dialogo avuto:
   • Immagina la discussione di delega e fai una lista delle domande aperte che potresti fare al tuo collaboratore per stimolare un dialogo costruttivo.
   • Scrivi almeno tre domande aperte per incoraggiare l’interlocutore a esprimere il suo punto di vista (ad esempio, “Come vedi questo progetto?” o “Ci sono aspetti su cui preferiresti avere supporto?”).
3. Parafrasa una risposta immaginaria del delegato:
   • Immagina cosa potrebbe rispondere il collaboratore a una delle tue domande, e prova a parafrasare con una frase breve, come faresti in una reale interazione.
4. Fai un auto-check dell’ascolto
   Usa queste domande per valutarti:
   • Ho lasciato che il delegato parlasse senza interrompere?
   • Ho parafrasato ciò che ha detto per verificare la comprensione?
   • Ho usato domande aperte per stimolare l’espressione di idee e pensieri?
5. Pratica in situazioni reali
   Dopo questo esercizio, prova ad applicare queste tecniche in una delega reale, annotando in seguito cosa ha funzionato e cosa potrebbe essere migliorato. Questo aiuterà a integrare l’ascolto attivo nelle interazioni quotidiane.

Il processo di delega: frasi da usare per dare riconoscimento e fare follow-up

Nel processo di delega, ascoltare è un buon inizio, ma non basta. Ora devi dare riconoscimento e fare follow-up. Qui condivido con te 1) alcune frasi da usare in questa specifica fase e 2) una check list che puoi usare subito.

Riconoscere il lavoro svolto e fare un follow-up efficace è essenziale per costruire fiducia e consolidare la motivazione del delegato.

Qui sotto condivido con te alcune frasi che servono a dare riconoscimento durante il processo di delega:

• Per riconoscere i risultati ottenuti:
  • “Ottimo lavoro! Hai svolto il compito in modo eccellente, e i risultati sono proprio come avevamo discusso.”
  • “Grazie per l’impegno e la cura che hai dedicato a questo progetto. Ha avuto un impatto davvero positivo.”
  • “Mi ha colpito molto come hai gestito questa attività. Hai dimostrato grande attenzione ai dettagli e responsabilità.”
• Per fare un feedback costruttivo e incoraggiare miglioramenti futuri:
  • “Hai fatto un ottimo lavoro. La prossima volta potremmo provare a [suggerimento per miglioramento] per ottenere risultati ancora migliori.”
  • “Ci sono alcuni punti che potrebbero essere rivisti insieme, ma l’approccio generale è stato davvero efficace. È stato un buon inizio.”
  • “Mi piacerebbe sentirti più sicuro in alcuni passaggi, ma ho apprezzato la tua capacità di [esempio di buona prestazione].”
• Per fare follow-up e offrire supporto per la fase successiva:
  • “Ci sono aspetti su cui ti piacerebbe ricevere supporto in futuro?”
  • “Vorrei fare un breve punto sui risultati: hai notato qualcosa che ti ha colpito o che ti piacerebbe migliorare la prossima volta?”
  • “Se ti va, possiamo riprendere il discorso tra qualche giorno per capire come integrare questa esperienza nei tuoi prossimi obiettivi.”

Checklist per il riconoscimento e il follow-up

Questa checklist aiuta a coprire tutti gli aspetti essenziali del riconoscimento e del follow-up durante il processo di delega:

1. Riconosci i risultati in modo chiaro

• Ho menzionato specificamente il contributo del delegato e il valore aggiunto del suo lavoro.
• Ho evidenziato aspetti positivi e competenze dimostrate, per far emergere ciò che è andato bene.

2. Offri feedback costruttivo per miglioramenti futuri

• Ho espresso suggerimenti concreti su aree migliorabili, bilanciando l’incoraggiamento con il feedback.
• Ho usato un tono che sottolinea la crescita e il potenziale, senza criticare in modo eccessivo.

3. Assicurati che il delegato abbia compreso il feedback

• Ho chiesto se ci sono domande o dubbi su ciò che ho condiviso.
• Ho chiesto una breve ricapitolazione per verificare la comprensione.

4. Pianifica il follow-up

• Ho concordato un momento di follow-up per verificare il progresso o per fare un bilancio del compito svolto.
• Ho lasciato uno spazio aperto per nuove domande o per un confronto su successivi compiti simili.

5. Valorizza i progressi e conferma la fiducia nel delegato

• Ho riconosciuto lo sviluppo delle competenze, anche se parziale.
• Ho rafforzato la mia fiducia nel delegato, ricordandogli che può contare su di me per supporto e guida.

Questa fase conclusiva serve a rafforzare la motivazione e a creare un ambiente di lavoro in cui il delegato sente che il proprio impegno è apprezzato e che, grazie ai follow-up, può anche consolidare e migliorare le proprie capacità.

Conclusioni

In questo articolo sul processo di delega, ho visto con te 3 skills che devi allenare, affinché esso funzioni. La prima è l’ascolto ossia la qualità che tutti pensiamo di avere, ma mai abbastanza. Per delegare bisogna essere disposti a condividere poteri e funzioni, a chieder feedback e a coinvolgere le persone che lavorano con te. Se non ascolti, tutto questo è impossibile.

Le altre due skills del processo di delega sono il riconoscimento e il follow-up. Ho condiviso con te delle frasi da usare e una check list super pratica con cui puoi arricchire la tua valigia degli attrezzi di manager e team leader.

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Dott. Gabriele Achilli – Psicologo e Coach achilli@ptmanagement.it

Gabriele Achilli è Psicologo, Formatore e Consulente aziendale per PMI. Aiuta imprenditori e manager di PMI a dare il meglio di se stesse, a riconoscere i propri talenti e a creare le condizioni per farli crescere. Lo trovi su tutti i social network e sul suo sito: www.ptmanagement.it