Segui questi 8 punti per delegare con efficacia ai tuoi collaboratori e liberare il tuo tempo
Delegare con efficacia ai collaboratori che gestisci rappresenta uno dei segreti del tuo lavoro di manager o imprenditore di successo. E’ infatti il Team Leader (Manager o imprenditore) che sceglie perché, a chi, come, quanto e quando delegare. Infatti il lavoro di manager consiste nell’essere responsabili:
- della gestione delle proprie attività
- delle attività delle persone che fanno parte della sua squadra.
Delegare con efficacia è spesso considerato erroneamente l’uovo di colombo: “io lo faccio già” (e non è vero, lo credi ma non è così), o “non è il mio lavoro” (e sbagli).
La realtà è che delegare con efficacia è una softskills rara ed è un’arte che poggia su una conoscenza manageriale molto ampia.
Lo stile del delegare con efficacia deve raccordarsi con lo stile della leadership. Inoltre è chiaro che il modo di delegare con efficacia cambia in funzione delle situazioni, delle imprese, delle organizzazioni, della dimensione, della tipologia di business e ovviamente delle persone.
La delega efficace è infatti possibile solo se si riesce ad integrare correttamente aspetti organizzativi e gestionali e aspetti più strettamente personali, psicologici e relazionali.
Quando delegare con efficacia è utile
Se gestisci personale, delegare con efficacia è un’attività che devi svolgere il più possibile: tutte le volte che si può. Se fossimo dal dottore, la raccomandazione sarebbe quella di fare attività fisica tutte le volte che si può: non si fa mai male a fare movimento, così come fa sempre bene delegare con efficacia.
Tuttavia, un manager efficace fa ricorso alla delega non “a pioggia”, ma impara a farlo in modo mirato. Quindi il ricorso alla delega è utile quando:
- sei preso da troppe attività operative e perdi di vista la big vision, il governo e la gestione
- vogliamo poter andare in vacanza, prenderci un permesso, dare più spazio alla vita personale senza causare blocchi o rallentamenti al flusso di lavoro
- ci sono attività che i tuoi collaboratori sanno fare meglio di te oppure ad un costo inferiore per l’azienda
- sei a rischio di bourn out: non riesci più a sostenere i tuoi ritmi e carichi di lavoro
In questi casi delegare con efficacia è il miglior antidoto per risolvere i blocchi in cui ti trovi.
I 7 passi del delegare con efficacia che anche tu puoi seguire con successo
Come promesso condivido con te 7 passi del delegare con efficacia, direttamente estratti dal corso di formazione manageriale “delega efficace” dedicato a Imprenditori e manageri di PMI.
I sette passi non esauriscono l’argomento del delegare con efficacia, ma sono certamente una prima guida da applicare per la tua più corretta gestione del personale. Vediamoli insieme:
- Individua un elemento che consenta al collaboratore di svilupparsi, anche per attività più operative individua uno stimolo nuovo. Per esempio, un lavoro di archiviazione dati può diventare un’occasione per aumentare l’uso di Excel attraverso due obiettivi: la gestione dei dati e l’acquisizione di nuovi comandi. Come ben sai, quando il collaboratore sente di poter acquisire nuove capacità o competenze si sente motivato e affronta l’incarico con maggior impegno fornendo maggiori risultati.
- Definisci gli obiettivi. Lavorare su obiettivi chiari consente di esplicitare le aspettative, di pianificare le attività di delega e di dare la giusta priorità agli impegni. Avere aspettative elevate favorisce nel collaboratore comportamenti coerenti con le aspettative. Occorre rimanere nell’ambito di un obiettivo ambizioso ma nello stesso tempo raggiungibile per non scoraggiare il collaboratore.
Delegare con efficacia: passi 3 (decidere), 4 (carico di lavoro) e 5 (focus del tuo ruolo)
- Quando deleghi decisioni ricordati di chiarire gli ambiti di responsabilità, di tempo e di risorse economiche. Si devono analizzare le attività sottese nella delega. Dato che delegare con efficacia richiede la presa di decisioni e l’esercizio di iniziative, essa deve prevedere l’autorità di prendere tali decisioni e la responsabilità per i risultati. Devono essere assegnate le risorse necessarie per portare a termine il lavoro. L’assenza di risorse non permette di delegare con efficacia.
Ad esempio, se un compito delegato richiede l’esborso di denaro, l’uso di informazioni, di tempo, di persone e di attrezzature per essere portato a termine, occorre delegare l’autorità di spendere il denaro, di avere accesso alle informazioni necessarie, di adoperare il tempo e le attrezzature, e di dirigere il personale interessato.
- Valuta il carico di lavoro. Prima di assegnare una delega devono essere analizzati e valutati i carichi di lavoro del manager e dei collaboratori. Occorre evitare il rischio di sovraccaricare eccessivamente il delegato con il rischio di causare una perdita di efficienza nell’intero gruppo di lavoro e/o rompere gli equilibri.
- Ri-focalizza il tuo ruolo. Molti manager faticano a delegare con efficacia e accentrano il più possibile su di loro ma in realtà il manager deve poter avere una visione generale e allargata piuttosto che operativa. Anche in questo caso la preoccupazione di perdere potere ti può condurre a restare attaccato all’operatività togliendoti possibilità di concentrarti sullo sviluppo del tuo percorso professionale o delle tue competenze. Riuscire a staccarsi dalla routine ti consente di dare spazio alla creatività, di elaborare nuovi progetti utili al tuo ambito e di crescere professionalmente.
Delegare significa controllare i risultati
- Controllare i risultati strada facendo e non solo alla fine. Nel corso del processo del delegare con efficacia il capo deve tenere sotto controllo l’andamento dei risultati conseguiti rispetto agli obiettivi concordati (analisi stato avanzamento lavori), per eventualmente definire insieme al delegato opportune azioni correttive e/o di sostegno.
- Sii consapevole delle tue aspettative e comunicale chiaramente altrimenti il rischio che vengano insoddisfatte sarà molto alto
Ricordati quindi tutti gli step della delega: scegli il collaboratore in relazione al carico di lavoro, presenta la delega, definisci l’obiettivo e lo spazio di azione, stabilisci quando e come verificare il risultato della delega.
Domande utili per delegare con efficacia
Se sei alla ricerca di una piccola check list per autovalutare il tuo metodo di delegare con efficacia, puoi usare queste 4 semplici domande. Rispondere ti permetterà infatti di stabilire in modo rapido se stai lavorando in modo corretto. Eccole qui:
- ho un giusto equilibrio nel mio tempo dedicato alle attività strategico – tattiche rispetto a quelle operative?
- Quali tra le attività che svolgo non dovrebbero essere da me fatte?
- Quali sono le attività che dovrei fare e che non sto facendo per mancanza di tempo?
- Sto facendo crescere le conoscenze, le competenze e le capacità dei miei collaboratori?
Distingui la delega dei compiti dalla delega delle decisioni.
Delegare con efficacia può riguardare:
- compiti (cose da fare): il capo si limita a far fare un insieme di attività ai suoi collaboratori stabilendone il relativo piano d’esecuzione (cosa, come e quando agire). Ad esempio archiviare in ordine di data le proposte inviate, eliminare i documenti cartacei più vecchi di dieci anni;
- decisioni (cose da decidere e da fare): il capo attribuisce temporaneamente una responsabilità gestionale specifica (e la relativa autorità) a un collaboratore per raggiungere obiettivi specifici. Dopo aver condiviso l’obiettivo e i limiti della delega, il collaboratore è lasciato libero di scegliere le strade per raggiungere il risultato prefissato. Ad esempio riorganizzare il sistema di archiviazione e i relativi processi.
Esiste un delegare con efficacia quando ad esempio il Responsabile del Personale delega ad un suo collaboratore l’attività di ricerca e selezione di una società di consulenza per l’effettuazione di un corso di formazione sulle tecniche di vendita, dopo averne condiviso le linee guida. Non esiste delega di decisioni se al contrario il Responsabile del Personale suggerisce le aziende da contattare, prende parte ai colloqui, legge e seleziona le offerte ricevute e prende lui la scelta finale.
Ok in questo articolo hai visto quando è utile delegare con efficacia e in modo mirato, i 7 passi per farlo e la check listi di domande utili per capire rapidamente dove correggere per migliorarti.
Se il fai da te pensi non ti basta, ti invito ad approfondire il nostro programma di Business Coaching per chi vuole essere leader di un team che funziona per info clicca qui, oppure il nostro corso di formazione manageriale in delega efficace cliccando qui.
Un saluto, Gabriele Achilli
Titolare di PTManagement e PTMacademy
