Il metodo di gestione della delega in sei passi, con un caso studio e una lista di controllo

La gestione della delega fa la differenza tra un capo mediocre e un leader efficace e meno stressato. Incontro troppi team leader, imprenditori e manager che sono convinti di attuare una gestione della delega ottima, non riconoscendo che gran parte dei problemi che si trovano tutti i giorni a gestire e che causano loro stress e perdita di focus, dipendono proprio dalla pessima gestione del personale. Più spesso ritengono che siano i loro collaboratori a sbagliare: “non capiscono”, “fanno di testa loro”, “non ci si può fidare”, “prendono iniziative che non devono e restano passivi quando li vorrei più proattivi”.

Sei passi per uscire dal cortocircuito “assenza di delega-passività”

Quindi condivido con te 6 step per migliorare la tua gestione della delega. Quando un manager o un imprenditore sistema o ottimizza la gestione della delega infatti, i problemi di comunicazione e di organizzazione si riducono enormemente. Il team ritrova entusiasmo ed efficacia, il team leader ritrova fiducia e serenità.

Ecco dunque i sei passaggi chiave per la gestione della delega:

1. Identifica i compiti delegabili
   Distingui le attività che possono essere delegate da quelle che richiedono la loro supervisione. Ti suggerisco di iniziare da compiti operativi che non necessitano di una decisione strategica.
2. Seleziona la persona giusta
   Uno dei motivi per cui la delega fallisce è perché hai scelto la persona sbagliata a cui delegare. Per scegliere i membri del team più adatti a ricevere delega, tieni conto delle competenze, della disponibilità e della curva di crescita professionale di ognuno. Magari consigliando di affidare i compiti che li sfidano moderatamente e sviluppano le loro capacità.
3. Chiarezza e precisione
   Qui insisto, perché ho visto troppi manager illudersi di essere chiari, salvo poi ascoltare il loro team e scoprire da loro esattamente il contrario. Quindi definisci obiettivi chiari, aspettative e scadenze specifiche. Sii diretto e motivante, fai domande per capire se hanno capito.
4. Stabilisci punti di controllo
   Creare una routine di feedback e di verifica intermedia per assicurarti che il lavoro sia sulla buona strada, senza invadere l’autonomia del delegato.
5. Allena l’ascolto e la fiducia
   Questa è una parte importante: incentiva le domande e lascia spazio per la creatività del collaboratore, contribuendo a costruire un clima di fiducia reciproca.
6. Dai riconoscimento e fai follow-up
   Una volta completato il compito, è utile spiegare l’importanza di dare feedback costruttivo e riconoscere l’impegno per motivare il collaboratore e rafforzare il rapporto di fiducia.

Il caso studio di Maria, manager che svolta verso la gestione della delega partendo dal passo 1

Per prima nella gestione della delega, devi identificare le attività che possono essere delegate da quelle che richiedono la loro supervisione. In base alla mia esperienza, ti suggerisco di iniziare da compiti operativi che non necessitano di una decisione strategica. Sono i più facili da “lasciar andare”, proprio come ha fatto Maria.

Qui ti porto il primo esempio che ho seguito personalmente. I nomi sono cambiati per ragioni di privacy, ma la storia è reale.

Maria è la direttrice operativa di una piccola azienda di consulenza. Ultimamente si è accorta di avere meno tempo per concentrarsi sulle strategie aziendali, perché passa molto tempo a gestire attività quotidiane come:

• Rispondere a email generiche
• Organizzare il calendario dei consulenti
• Creare report settimanali sullo stato dei progetti

Maria si chiede quali di questi compiti potrebbe delegare. Per riuscire a dare risposta al suo quesito, Maria fa un’analisi delle sue attività:

1. Risponde a email generiche – Un’attività ripetitiva e amministrativa che non richiede competenze strategiche o decisionali.
2. Organizza il calendario dei consulenti – Un’attività che può essere svolta da qualcuno con capacità di coordinazione e gestione del tempo, e che può alleggerire significativamente il carico di lavoro di Maria.
3. Crea report settimanali sullo stato dei progetti – Un’attività importante per monitorare l’andamento dei progetti, ma che può essere standardizzata e assegnata a un collaboratore con buone competenze analitiche.

Maria decide di delegare la gestione delle email e del calendario a un assistente amministrativo, mentre assegna la preparazione dei report a un collaboratore junior. In questo modo, libera il suo tempo per concentrarsi sulle strategie di crescita dell’azienda.

Suggerimento pratico per la gestione della delega: la lista di controllo

Ora che hai letto la storia di Maria e dei suoi risultati, sono certo che hai i tuoi primi input per agire in modo diverso nel tuo team. Ma voglio proseguire e condividere con te una lista di controllo.

La lista di controllo per identificare i compiti delegabili può essere molto utile, poiché ti guida attraverso domande chiave per valutare se una determinata attività può essere affidata ad altri.

Come usare questa lista

Ti consiglio di tenere traccia delle tue attività per una settimana e di passare ogni attività attraverso queste domande. Questo esercizio permette di individuare rapidamente i compiti da delegare, mantenendo il focus solo su ciò che è davvero essenziale.

Ecco un esempio di lista di controllo che potresti usare (e già testata dai miei clienti).

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Lista di controllo: Identificare i Compiti Delegabili

Per ogni attività, chiediti:

1. È un’attività ripetitiva o operativa?
   • Se il compito si presenta regolarmente e segue uno schema simile ogni volta, è probabile che possa essere delegato.
   • Esempio: Gestione di email generiche, inserimento dati, gestione agenda.
2. Richiede competenze uniche o conoscenze strategiche?
   • Se l’attività può essere svolta da qualcuno con competenze di base e non richiede il tuo intervento diretto, è un buon candidato per la delega.
   • Esempio: Preparazione di report standardizzati, organizzazione di riunioni di routine.
3. Serve la mia supervisione per garantire la qualità?
   • Se la risposta è “no”, o se puoi fornire linee guida dettagliate, considera di delegarla.
   • Esempio: Creazione di bozze per documenti interni o materiali di marketing.
4. Il compito è critico per il mio ruolo o per la strategia aziendale?
   • Se l’attività è altamente strategica e richiede decisioni importanti, è preferibile che tu la gestisca personalmente.
   • Esempio: Decisioni sui budget, colloqui con i clienti principali.
5. Il compito è un’opportunità di crescita per un collaboratore?
   • Se delegare l’attività può aiutare un membro del team a sviluppare nuove competenze o avanzare professionalmente, è una buona occasione per responsabilizzarlo.
   • Esempio: Conduzione di presentazioni interne, gestione di piccoli progetti.

Conclusioni

In questo articolo sulla gestione della delega da parte tua, ti ho condiviso 6 fasi di un metodo che da anni applico con i miei clienti. Per darti un’idea più pratica del lavoro che puoi fare, ti ho illustrato un caso studio di gestione della delega e infine ho condiviso con te una lista di controllo che può diventare parte integrante delle tue procedure di gestione del team.

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Dott. Gabriele Achilli – Psicologo e Coach achilli@ptmanagement.it

Gabriele Achilli è Psicologo, Formatore e Consulente aziendale per PMI. Aiuta imprenditori e manager di PMI a dare il meglio di se stesse, a riconoscere i propri talenti e a creare le condizioni per farli crescere. Lo trovi su tutti i social network e sul suo sito: www.ptmanagement.it